Datenschutzerklärung

Die Sächsische Anstalt für kommunale Datenverarbeitung (SAKD) nimmt den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sehr ernst. Wir möchten, dass Sie wissen, wann wir welche Daten erheben und wie wir sie verwenden. Dazu haben wir für die von uns zu verantwortenden Angebote und Dienste eine modulare Datenschutzerklärung erarbeitet, die sich wie folgt gliedert:

Diese Datenschutzerklärung wurde zuletzt geändert am 16.03.2022

Allgemeine Datenschutzerklärung

Nachfolgende Angaben treffen auf alle im Internet und in den Verwaltungsnetzen durch die SAKD bereitgestellten Angebote zu.

1. Name und Anschrift des Verantwortlichen

Sächsische Anstalt für kommunale Datenverarbeitung - SAKD
Bischofstraße 18
01877 Bischofswerda

Telefon: 03594 7752-0
Fax: 03594 7752 - 99 (Montag - Freitag, 7:00 - 16:00 Uhr)
E-Mail: sakd@sakd.de

2. Name und Anschrift des Datenschutzbeauftragten

Datenschutzbeauftragter der Sächsischen Anstalt für kommunale Datenverarbeitung
Bischofstraße 18
01877 Bischofswerda

E-Mail: datenschutz@sakd.de

Anfragen können schriftlich per E-Mail oder Post erfolgen.

3. Homepage der SAKD

Bei jedem Zugriff eines Nutzers auf das Internet-Angebot der SAKD und bei jedem Abruf einer Datei werden Daten über diesen Vorgang vorübergehend in einer Protokolldatei gespeichert und verarbeitet. Vor der Speicherung wird jeder Datensatz durch Veränderung der IP-Adresse anonymisiert.

Im Einzelnen werden über jeden Zugriff/Abruf folgende Daten gespeichert:

Beim Aufruf einzelner Seiten werden so genannte temporäre Cookies zur technischen Diensteerbringung verwendet. Diese Session Cookies beinhalten keine personenbezogenen Daten und verfallen nach Ablauf der Sitzung. Techniken, wie zum Beispiel Java-Applets oder Active-X-Controls, die es ermöglichen, das Zugriffsverhalten der Nutzer nachzuvollziehen, werden nicht eingesetzt.

4. Verarbeitungstätigkeiten der SAKD mit Bezug auf personenbezogene Daten

Wir nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ernst. Ihre personenbezogenen Daten werden bei der SAKD unter Beachtung der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO), des Sächsischen Datenschutzdurchführungsgesetzes (SächsDSDG) sowie unterschiedlicher fachspezifischer Gesetze für vielfältige Aufgaben verarbeitet und bereitgehalten. Außerdem gibt es Fälle, in denen wir Ihre Daten aufgrund Ihrer Einwilligung verarbeiten.

Weitergehende Informationen erhalten Sie von den jeweils fachlich zuständigen Ämtern und Sachgebieten innerhalb der SAKD.

Wir klären Sie darüber auf, dass die Bereitstellung personenbezogener Daten zum Teil gesetzlich vorgeschrieben ist (z.B. Steuervorschriften) oder sich auch aus vertraglichen Regelungen (z.B. Angaben zum Vertragspartner) ergeben kann.

Vor einer Bereitstellung personenbezogener Daten durch den Betroffenen kann sich der Betroffene an einen unserer Mitarbeiter wenden. Unser Mitarbeiter klärt den Betroffenen einzelfallbezogen darüber auf, ob die Bereitstellung der personenbezogenen Daten gesetzlich oder vertraglich vorgeschrieben oder für den Vertragsabschluss erforderlich ist, ob eine Verpflichtung besteht, die personenbezogenen Daten bereitzustellen, und welche Folgen die Nichtbereitstellung der personenbezogenen Daten hätte.

5. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung

Art. 6 I lit. a DSGVO dient der SAKD als Rechtsgrundlage für Verarbeitungsvorgänge, bei denen wir eine Einwilligung für einen bestimmten Verarbeitungszweck einholen. Die betroffene Person hat das Recht, ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

Ist die Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei Sie sind, erforderlich, wie dies beispielsweise bei Verarbeitungsvorgängen der Fall ist, die für eine Lieferung von Waren oder die Erbringung einer sonstigen Leistung oder Gegenleistung notwendig sind, so beruht die Verarbeitung auf Art. 6 I lit. b DSGVO. Gleiches gilt für solche Verarbeitungsvorgänge, die zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind, etwa in Fällen von Anfragen zur unseren Produkten oder Leistungen.

Unterliegt die SAKD einer rechtlichen Verpflichtung durch welche eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten erforderlich wird, wie beispielsweise zur Erfüllung steuerlicher Pflichten, so basiert die Verarbeitung auf Art. 6 I lit. c DSGVO.

In seltenen Fällen könnte die Verarbeitung von personenbezogenen Daten erforderlich werden, um lebenswichtige Interessen der betroffenen Person oder einer anderen natürlichen Person zu schützen. Dies wäre beispielsweise der Fall, wenn ein Besucher in unseren Einrichtungen verletzt werden würde und daraufhin sein Name, sein Alter, seine Krankenkassendaten oder sonstige lebenswichtige Informationen an einen Arzt, ein Krankenhaus oder sonstige Dritte weitergegeben werden müssten. Dann würde die Verarbeitung auf Art. 6 I lit. d DSGVO beruhen.

Außerdem kann die Verarbeitung von personenbezogenen Daten für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich sein, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die der SAKD übertragen wurde. Diese Verarbeitungstätigkeiten erfolgen dann auf Grundlage Art. 6 I lit. e DSGVO.

Letztlich könnten Verarbeitungsvorgänge auf Art. 6 I lit. f DSGVO beruhen.

Auf dieser Rechtsgrundlage basieren Verarbeitungsvorgänge, die von keiner der vorgenannten Rechtsgrundlagen erfasst werden, wenn die Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses der SAKD oder eines Dritten erforderlich ist, sofern die Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten des Betroffenen nicht überwiegen.

6. Empfänger oder Kategorien von Empfängern

In der Regel werden personenbezogene Daten, die Sie uns zu Ihrer Person mitteilen, nur durch die SAKD verarbeitet. Zur Erfüllung unserer Aufgaben und Pflichten kann es aber erforderlich sein, dass wir die zu Ihrer Person gespeicherten personenbezogenen Daten gegenüber natürlichen und juristischen Personen, Behörden, Einrichtungen oder anderen Stellen gegenüber offenlegen bzw. weitergeben.

Für weitergehende, einzelfallbezogene Informationen können Sie sich an einen unserer Mitarbeiter wenden. Unser Mitarbeiter klärt Sie einzelfallbezogen darüber auf an wen die Daten weitergegeben werden.

7. Speicherdauer

Kriterium für die Dauer der Speicherung von personenbezogenen Daten ist die jeweilige gesetzliche Aufbewahrungsfrist. Nach Ablauf der Frist werden die entsprechenden Daten routinemäßig gelöscht, sofern sie nicht mehr zur Vertragserfüllung oder Vertragsanbahnung erforderlich sind.

8. Rechte der betroffenen Person

Als Betroffener bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten haben Sie nach der DS-GVO verschiedene Rechte, die sich insbesondere aus Art. 15 bis 18, 21 DS-GVO ergeben:

a. Recht auf Auskunft:

Sie können Auskunft gem. Art. 15 DS-GVO über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen. In Ihrem Auskunftsantrag sollten Sie Ihr Anliegen präzisieren, um uns das Zusammenstellen der erforderlichen Daten zu erleichtern. Bitte beachten Sie, dass Ihr Auskunftsrecht unter bestimmten Umständen gemäß der gesetzlichen Vorschriften eingeschränkt sein kann.

b. Recht auf Berichtigung:

Sollten die Sie betreffenden Angaben nicht (mehr) zutreffend sein, können Sie nach Art. 16 DS-GVO eine Berichtigung verlangen. Sollten Ihre Daten unvollständig sein, können Sie eine Vervollständigung verlangen.

c. Recht auf Löschung:

Sie können unter den Bedingungen des Art. 17 DS-GVO die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Ihr Anspruch auf Löschung hängt u. a. davon ab, ob die Sie betreffenden Daten von uns zur Erfüllung unserer gesetzlichen Aufgaben noch benötigt werden.

d. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung:

Sie haben im Rahmen der Vorgaben des Art. 18 DS-GVO das Recht, eine Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zu verlangen.

e. Recht auf Widerspruch:

Sie haben nach Art. 21 DS-GVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zu widersprechen. Allerdings können wir dem nicht immer nachkommen, z. B. wenn uns Rechtsvorschriften im Rahmen unserer amtlichen Aufgabenerfüllung zur Verarbeitung verpflichten.

f. Recht auf Beschwerde:

Sie haben nach Art. 77 DS-GVO außerdem das Recht, sich bei der Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt.

Aufsichtsbehörde ist:

Sächsische Datenschutz- und Transparenzbeauftragte (SDTB)
Postfach 11 01 32
01330 Dresden
Internet: www.datenschutz.sachsen.de

9. E-Mail-Sicherheit

Wenn Sie uns eine E-Mail senden, so wird Ihre E-Mail-Adresse nur für die Korrespondenz mit Ihnen verwendet.

Wenn Sie eine E-Mail mit schutzwürdigem Inhalt an uns senden wollen, so empfehlen wir dringend, diese zu verschlüsseln, um eine unbefugte Kenntnisnahme und Verfälschung auf dem Übertragungsweg zu verhindern.

10. Datenschutz bei Bewerbungen und im Bewerbungsverfahren

Die SAKD erhebt und verarbeitet die personenbezogenen Daten von Bewerbern zum Zwecke der Abwicklung des Bewerbungsverfahrens. Die Verarbeitung kann auch auf elektronischem Wege erfolgen. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn ein Bewerber entsprechende Bewerbungsunterlagen auf dem elektronischen Wege, beispielsweise per E-Mail oder über ein auf der Internetseite befindliches Webformular, an den für die Verarbeitung Verantwortlichen übermittelt.

Schließt der für die Verarbeitung Verantwortliche einen Anstellungsvertrag mit einem Bewerber, werden die übermittelten Daten zum Zwecke der Abwicklung des Beschäftigungsverhältnisses unter Beachtung der gesetzlichen Vorschriften gespeichert. Wird von dem für die Verarbeitung Verantwortlichen kein Anstellungsvertrag mit dem Bewerber geschlossen, so werden die Bewerbungsunterlagen zwei Monate nach Bekanntgabe der Absageentscheidung automatisch gelöscht, sofern einer Löschung keine sonstigen berechtigten Interessen des für die Verarbeitung Verantwortlichen entgegenstehen. Sonstiges berechtigtes Interesse in diesem Sinne ist beispielsweise eine Beweispflicht in einem Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG).

Ergänzende Datenschutzhinweise für die Angebote des Sächsischen Melderegisters

Die allgemeine Datenschutzerklärung der SAKD wird für die Angebote des Sächsischen Melderegisters wie folgt ergänzt.

Dienstbeschreibung

Das Sächsische Melderegister (SMR) ist das nach § 8 Abs. 1 bis 3 Sächsisches Ausführungsgesetz zum Bundesmeldegesetz (SächsAGBMG) errichtete Landesmelderegister des Freistaats Sachsen. Es dient der Erfüllung der in § 2 SächsAGBMG beschriebenen Aufgaben, unter anderem der Erteilung einfacher Melderegisterauskünfte im Wege des automatisierten Abrufs nach § 49 Abs. 2 und 3 Bundesmeldegesetz (BMG) und der Datenübermittlung an Behörden und andere öffentliche Stellen nach § 34 Abs. 2 Nr. 1 i. V. m. § 34a BMG .

Verantwortliche Stelle

Verantwortliche Stelle im Sinne der Datenschutzgesetze, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung, ist die

Sächsische Anstalt für kommunale Datenverarbeitung (SAKD)
SMR
Bischofstraße 18
01877 Bischofswerda

Telefon: +49 3594 7752-0
E-Mail: smr@sakd.de

Bedenken Sie vor dem Versand personenbezogener Daten per E-Mail, das Ihre Nachricht auf den außerhalb des Einflussbereichs der SAKD verlaufenden Teilstrecken der Übertragung unverschlüsselt und damit ungeschützt transportiert werden könnte.

Beauftragter Dienstleister

Die für die Angebote des Sächsischen Melderegisters eingesetzten technischen Systeme werden betrieben von der

Lecos GmbH
Prager Straße 8
04103 Leipzig

Internet: www.lecos.de

Zwischen SAKD und Lecos GmbH besteht dafür ein Vertragsverhältnis im Sinne des Artikels 28 der Datenschutz-Grundverordnung. Alle für die Datenverarbeitung eingesetzten technischen Systeme befinden sich in Deutschland.

Erhebung personenbezogener Daten bei der Registrierung als Nutzer

Die SAKD hat zu jedem Datenabruf aus dem SMR unter anderem die abrufberechtigte Stelle und die Kennung der abrufenden Person zu protokollieren (§ 40 Abs. 1 BMG). Die protokollierten Daten dürfen zur Datenschutzkontrolle, hieraus folgender Strafverfahren, der Sicherstellung des Betriebs des Registers und der Auskunftserteilung an die betroffene Person verarbeitet und genutzt werden (§ 40 Abs. 5 BMG).

Um die Identität der Daten abrufende Stelle oder Person zweifelsfrei nachweisen zu können, für die erstmalige Zustellung der Zugangsdaten zum SMR, für die regelmäßige Zustellung von Gebührenbescheiden und für die sonstige im Zusammenhang mit der Nutzung des SMR erforderliche Kommunikation mit dem Nutzer werden im Rahmen der Registrierung die folgenden personenbezogenen Daten durch ein Registrierungsformular erhoben:

Die Bereitstellung der Daten durch den Nutzer ist aufgrund der genannten gesetzlichen Protokollierungspflichten erforderlich. Bei Nichtbereitstellung der Daten muss die Nutzung der Datenabrufdienste des SMR verwehrt werden.

Die Protokolldaten über die durch den Nutzer durchgeführten Datenabrufen werden spätestens am Ende des auf den jeweiligen Datenabruf folgenden Kalenderjahres gelöscht (§ 40 Abs. 5 Satz 2). Die mit der Registrierung beim Nutzer erhobenen und mit dem Nutzerzugang verknüpften Daten werden unmittelbar mit der Veranlassung der Löschung des Zugangs in der Nutzerverwaltung des SMR als gelöscht markiert und damit der weiteren Verarbeitung entzogen. Die physische Löschung aus dem Datenbestand erfolgt durch einen regelmäßigen Löschlauf, wenn einer Löschung keine Aufbewahrungspflichten mehr entgegenstehen.

Übermittlung von Nutzerdaten

Wird von einen Nutzer des SMR der Datensatz einer Person angefragt, für den eine von einer Sicherheitsbehörde veranlasste Auskunftssperre gespeichert ist, erfolgt eine Benachrichtigung der für den Datensatz zuständigen örtlichen Meldebehörden über das Auskunftsersuchen, damit diese ihre Aufgaben nach § 51 Abs. 3 BMG erfüllen kann. Die Benachrichtigung enthält Angaben zu Anwenderkennung, Namen, Anschrift sowie Telefonnummer und E-Mail Adresse des registrierten Nutzers.

Auf Antrag übermittelt die SAKD einer betroffenen Person Angaben zur Identität der Empfänger, die Daten zu dieser aus dem SMR abgerufen haben (Art. 15 Abs. 1 lit. c DSGVO).

Ergänzende Datenschutzhinweise für die Registrierung zum SAKD-Newsletter

Die allgemeine Datenschutzerklärung der SAKD wird für das Angebot des elektronischen Newsletters wie folgt ergänzt.

Dienstbeschreibung

Die SAKD versendet an Interessenten in regelmäßigen Abständen den Newsletter „SAKD aktuell“, in dem sie über aktuelle Themen, Entwicklungen und Trends der Informationsverarbeitung mit kommunaler Relevanz sowie mit Bezug zu den gesetzlichen Aufgaben der SAKD informiert. Für den Empfang des Newsletters kann sich jeder interessierte Besucher der SAKD-Webseite unter "Newsletter abonnieren" anmelden. Eine bestätigte Anmeldung ist Voraussetzung für den Empfang des Newsletters.

Erhebung personenbezogener Daten bei der Registrierung als Empfänger des Newsletters

Während der Registrierung für den Empfang des Newsletters werden die folgenden Daten erhoben:

Diese Angaben werden für die Personalisierung und den Versand der Anmeldebestätigung und des Newsletters verarbeitet.

Ihre Rechte uns gegenüber

Ergänzend zu den in der allgemeinen Datenschutzerklärung genannten Rechten haben Sie die folgenden Rechte:

Um diese Rechte auszuüben, wenden Sie sich bitte schriftlich oder per E-Mail an den behördlichen Datenschutzbeauftragten der SAKD.